VALOR HISTÓRICO, PATRIMONIO CULTURAL

He hablado hasta ahora de muy diversos documentos, pero estos se crean con una finalidad jurídica y administrativa, como garantía de derechos y deberes de los ciudadanos y de las instituciones públicas. El valor histórico de estos documentos y por lo tanto, su consideración como patrimonio documental, vendrá dado por el paso del tiempo, convirtiéndolos en fuentes primarias y fundamentales para la Historia y que serán conservados en los archivos.

¿ QUÉ ENTENDEMOS COMO ARCHIVO ?

Ahora bien, no podremos llamar archivos a lo que en muchas ocasiones no son más que almacenes de libros, cajas y papeles desordenados, sucios y viejos. Para que un archivo sea considerado como tal debe reunir una serie de condiciones. Pero veamos previamente cómo lo define nuestra legislación:  “Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Se entiende también por archivo aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura” (Ley 7/2011, de 3 de noviembre de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía). Añadiendo que un archivo público es el que “custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias”.

LOS ARCHIVOS MUNICIPALES. LAS FUENTES PARA CONOCER NUESTRA HISTORIA

Atendiendo a estas definiciones concluiremos que los archivos municipales son archivos públicos encargados de la conservación y gestión de los documentos producidos y recibidos por los ayuntamientos en el ejercicio de sus competencias y como tales archivos públicos, en los que se custodia además el patrimonio histórico y documental de nuestros municipios, deberán reunir, como he dicho antes, unas condiciones, además en el orden que se indica a continuación.

  • El archivo debe custodiar y conservar los documentos y para ello son necesarios dos elementos básicos: un edificio y unas instalaciones que garanticen la adecuada conservación del patrimonio documental. Estamos hartos de ver archivos municipales en naves, azoteas, palomares y sótanos así como instalaciones que no reúnen unos mínimos requisitos que puedan evitar los más grandes enemigos de los archivos: incendios, inundaciones, humedad, roedores, suciedad, robos y apropiaciones indebidas,… La custodia en muchos casos no está garantizada y el acceso al archivo y los documentos se hace sin ningún tipo de control.
  • Los documentos que integran el archivo deben estar organizados y descritos, con criterios archivísticos, en sus correspondientes cuadros de clasificación e inventarios y debidamente ordenados. Es primordial no sólo para encontrar los documentos sino sobre todo para garantizar su integridad, tenemos que saber con exactitud qué documentos hay en el archivo; no se aprecia lo que no se conoce.
  • El archivo debe ser instrumento para el servicio y la difusión de los documentos que custodia, para la propia gestión administrativa del ayuntamiento, para la información a la ciudadanía, para la investigación y para la cultura. Un archivo sin unas instalaciones adecuadas que permitan la conservación y custodia de los documentos y que carezca de una organización y ordenación archivística, difícilmente podrá prestar ningún servicio, ni a las propias oficinas municipales, porque no podrán acceder a antecedentes para la gestión de sus procedimientos administrativos; ni al ciudadano que, por ejemplo, quiera consultar una licencia de obra que solicitó hace 10 años, porque nadie será capaz de encontrarla; ni mucho menos un investigador podrá consultar las actas capitulares del siglo XVIII, porque a saber dónde estarán y mucho menos podremos montar una exposición sobre cualquier momento histórico del municipio, porque desconoceremos qué fuentes históricas se han conservado.
  • Hay un último elemento más primordial si cabe que los anteriores; se trata del personal archivero con el que debe contar cualquier archivo, es decir aquellos profesionales que poseen los conocimientos necesarios para la conservación, la gestión, la organización, la descripción y el servicio del patrimonio documental custodiado en cada archivo. Para que las condiciones expuestas anteriormente se cumplan eficazmente, es imprescindible dotar de medios personales a los archivos, evitando el intrusismo que ha sido tan común, sobre todo en los archivos municipales.

Debemos ser conscientes de que los archivos y los documentos que en ellos se conservan forman parte de nuestro patrimonio histórico y que al igual que aquel patrimonio más visible y más vistoso como los monumentos, los yacimientos arqueológicos o los museos,  necesitan inversiones y cuidados para que podamos legarlo a las generaciones futuras, porque en los archivos se custodian las fuentes para conocer nuestra Historia.